Напечатано в урезанном виде в мартовском номере журнала Restautant Technologies. Так что можно светить. Заранее извиняюсь за повтор.... Я очень давно в ресторанах. Очень люблю цифры. Это прямо моя страсть. У меня даже есть свой параметр. Я его называю капитализация. Это такая цифра, которая показывает, сколько мне понадобится денег, если завтра я закрою ресторан. То есть это разница между ликвидными товарами, которые можно вернуть поставщикам, деньгами в кассе и на счету и суммой долгов. Идеальное значение капитализации для меня 0. До того, как я начал этот параметр постоянно контролировать, он был сильно отрицательным. Из за чего я сильно обжегся в 2009 году, когда закрывал наше летнее заведение Open Bar. Отрицательной капитализация становится, когда копятся убытки, или вытаскивается учредителями больше, чем заработано. Я мечтал знать изменение этого параметра за каждый день. Но это сложно. Для этого нужно, чтобы весь учет велся он-лайн. А именно, товары и склады, зарплата, взаиморасчеты, банк. Однажды, мне это удалось. Сейчас расскажу как. Но начну издалека. Знакомьтесь, это Гелена

У Гелены очень редкая и интересная профессия. Называется Калькулятор. Калькулятор – это такой человек, который ведет учет товара в ресторане. Но не путайте с бухгалтером. Бухгалтер – на другой стороне «силы» (налоги), а калькулятор – на стороне владельца/управляющего (фактический учет). Хотя ладно, статья не об этом. Калькулятор разбирается в технологии, понимает, что происходит с продуктами в момент приготовления, умеет бороться с неправильными излишками и недостачами. Конечный результат деятельности калькулятора – Фудкост. Четкий, фактический, реальный. В зависимости от системы автоматизации и способа учета, фудкост может быть ежемесячным, еженедельным или ежедневным, как у нас, в Light Cafe на Пятилеток 13. Здесь и далее, говоря «Я» или «Мы» я имею ввиду себя и моего партнера – Анфиногенова Андрея. Фотография в начале статьи – не просто так. Я часто на нее смотрю, так как порой, забываю, как выглядит наш калькулятор. Она не ходит на работу уже больше, чем полгода. И самое главное, что при таком ее отношении к работе, я даже повысил ей зарплату. Все дело в том, что в апреле 2010 года в Light Caf появилась система автоматизации iiko (айко). Предыдущая система (Тиллипад), в посткризинсых условиях, когда на счету был каждый рубль, не справлялась и была уволена. Видите ли, я не мог ждать сутки, когда система, работающая на сервере за 80 000 рублей перепроизведет мне месяц. Как известно, система айко написана человеком, который кой-чего понимает в сканировании. Именно он научил Айку сканировать приходные накладные. Вроде мелочь. Но она сэкономила нашей Гелене 60% времени. Лайт Кафе – небольшое заведение, оно не нуждается в постоянном калькуляторе. Гелена тратит (вернее тратила) на нас обычно 8 рабочих дней в месяц. От такого аутсортинга всем хорошо – у нее есть возможность заниматься другими делами, а нам не надо держать для нее компьютер, рабочее место и т.д. К тому же по заведению не шатается не занятый в операционной работе сотрудник, отвлекая всех от работы. Теперь она тратит на нас 3 дня в месяц. А чтобы совсем не приходить на работу, она научила сканировать накладные администраторов. Геле надо только проверить, действительно ли с вероятностью 99% (как заявлено) все распознается. Обычно так и есть. Воистину верно. Хорош не тот сотрудник, который сидит на работе до поздна, а тот, который в пять уже дома. Он нашел способ закончить свои дела раньше. Застать нашего доблестного товароведа в заведении можно, но только когда у нее день рождения, или когда она соскучилась, или когда ей не нравится инвентаризация, или когда проработки. Особенно десертов. Уж очень она любит сладкое. Почему я увеличил ей зарплату? Все просто. Раньше она приходила раз в неделю, что-то делала. В конце месяца мы делали инвентаризацию и где-то к 10-му или 15-му числу следующего месяца знали фактический фудкост. Обычно, к этому времени сводились остальные данные. И я становился счастливым обладателем информации о прибыли. И самое главное – своей капитализации. Теперь мы делаем это он-лайн. И учет товаров здесь - самое трудоемкое, поэтому я начал с него. Уменьшив трудозатраты калькулятора, я поменял ее время на скорость. Так у меня появился он-лайн фудкост. Вместе с он-лайн заведением приходных накладных я получил он-лайн кредиторскую задолженность. Можно было переходить ко второй фазе создания он-лайн учета. Зарплатный модуль iiko помог мне начислять зарплату день в день для посменных сотрудников и час в час для почасовых. Не могу сказать, что было легко, но за пару месяцев мы научили-таки сотрудников отмечать свой приход и уход в системе. Сотрудники тоже выиграли, теперь, они видят в своем личном кабинете на станции официанта отработанное время и начисленную зарплату. Они не задают в конце месяца вопросов типа: «А почему так мало?» Кстати, теперь никто не опаздывает. Ведь раньше за опоздание мог оштрафовать администратор. А мог и не оштрафовать. Как настроение. Айко лишена настроения. Опоздал – можно тут же узнать в своем личном кабинете сумму штрафа. Одновременно со второй, шла третья фаза. Еще раз знакомьтесь. Это – Панова Полина.

Финансовый менеджер Лайт Кафе. В прошлом, бармен и администратор того же заведения. Не смотрите на ее молодость, она знает о финансах в ресторане гораздо больше так называемых «финансистов». Раньше, ей приходилось вести километровые таблицы в екселе для учета графиков сотрудников и движения денежных средств. Чтобы научить ее думать по-другому, нам пришлось удалить с ее ноутбука и со всех компьютеров в Лайте ексель. Теперь, все это ведется в финансовом модуле айко. Чтобы сэкономить ее время на формировании рутинных ежедневных проводок, мы воспользовались возможностью формировать эти проводки прямо на станции официанта. Сейчас этим занимаются администраторы. Через полсекунды после того, как деньги потрачены, я знаю об этом. Я могу это увидеть в разных отчетах и даже на своем мобильном телефоне. И вот оно счастье. Теперь я трачу на руководство заведением 2 часа в неделю. Все остальное время я могу думать о высоком. Чего б еще такого замутить, чтобы все обалдели….Или о следующих заведениях. Или о себе. Или об отпуске. Что касается моего любимого параметра – Капитализации. Я его знаю прямо сейчас на сейчас. Эта цифра написана в моем мобильном телефоне. Просыпаясь утром, я знаю, сколько денег я заработал. Я знаю, когда я могу их забрать. И что еще более важно, если я хочу забрать больше, я не дергаю деньги вслепую из оборота. Я знаю за счет кого из наших контрагентов я это делаю. Мои сотрудники делают меньше, а знают и приносят результата больше. И все это благодаря iikо. Она понравилась нам настолько, что пришлось организовать компанию Open Trade IT, которая внедряет айко в рестораны Санкт-Петербурга. А также учит владельцев и управляющих ей пользоваться. Open Trade IT - это первая в нашем городе компания-автоматизатор с ресторанным уровнем сервиса. Кстати, извиняюсь, так и не представился

Меня зовут Леонид. Я –слева. Справа – мой партнер Андрей Анфиногенов. Есть вопросы? Все еще пользуетесь средневековыми программами? Просто позвоните мне.